Efficiënt debiteurenbeheer is cruciaal voor de financiële gezondheid van elk bedrijf. Het draait niet alleen om het innen van betalingen, maar ook om het onderhouden van positieve relaties met klanten en het waarborgen van bedrijfscontinuïteit. In dit artikel duiken we dieper in de kunst van regulier debiteurenbeheer, waarbij we benadrukken hoe belangrijk het is om facturatieprocessen te optimaliseren, betalingsgemak te faciliteren, en effectieve communicatiekanalen met klanten te onderhouden. Ook verkennen we de rol van Bijzonder Beheer, een afdeling die zich bezighoudt met klanten die structurele financiële problemen ervaren, en hoe zij bijdragen aan het risicobeheer en de financiële stabiliteit van het bedrijf. Met praktische tips en strategieën biedt dit artikel een uitgebreide gids voor bedrijven die hun debiteurenbeheer willen verbeteren en tegelijkertijd een sterke klantrelatie willen onderhouden.
• Zorg voor overzichtelijke en duidelijke facturen conform wettelijke richtlijnen en stuur deze tijdig uit.
• Maak betalen makkelijk voor de klant en neem drempels zo veel mogelijk weg. Denk aan iDEAL links, automatische incasso, etc.
• Neem telefonisch contact op met de klant indien zij niet reageren op een betalingsherinnering. Door het persoonlijke contact is de kans groter dat diegene zijn/haar verantwoordelijkheid pakt en de betaling wordt uitgevoerd. Zorg voor duidelijke en begrijpelijke communicatie richting de klant, zowel telefonisch als schriftelijk.
• Onmisbaar is een debiteuren software pakket. Hierdoor ben je in staat een aanmaanproces in te richten die gericht is op elk type klant. Je kunt je debiteurenportefeuille segmenteren en een aanmaancyclus inrichten per segment.
• Indien de klant wel wil maar tijdelijk niet kan betalen, bied dan een betalingsregeling aan. Maak de klant duidelijk dat dit een eenmalige oplossing is en volg de betalingsregeling strak op.
• Registreer disputen en los deze z.s.m. op. Door het registreren van disputen ben je in staat in kaart te brengen waar in de organisatie er verbeteringen doorgevoerd zouden kunnen/moeten worden. Veel voorkomende disputen kunnen op deze manier voorkomen worden.
• Betaalt of reageert de klant ondanks meerdere contactpogingen niet, schakel dan de (Sales) account manager in. Gezamenlijk kun je verdere acties bespreken om ervoor te zorgen dat facturen alsnog worden voldaan. Maar ook wanneer je signalen doorkrijgt van de klant dat zij het financieel moeilijk hebben is het verstandig de account manager hiervan op de hoogte te stellen. Dit om het risico te beperken bij eventuele nieuwe orders. Een goede samenwerking met de account manager is dan ook van essentieel belang.
• Mocht voorgaande geen resultaat opleveren, schakel dan een incassopartner in om de vordering te innen.
Het doel van debiteurenbeheer is weliswaar het innen van een openstaande schuld, maar laat dit altijd gepaard gaan met een duurzame oplossing en respect voor je klant. Een lange termijn relatie met je klant moet ten alle tijden het hoofddoel zijn.
• Het beheer wordt (tijdelijk) overgedragen aan het Bijzonder Beheer Team indien de klant structureel met financiële problemen kampt. Vaak heeft het Bijzonder Beheer Team meer mogelijkheden voor wat betreft het treffen van een betalingsregeling (langere looptijd, gedeeltelijke kwijtschelding, etc.) met het oog op risico van non-betaling te beperken. Het contact met de klant is in dit proces intensiever en vaak dient de klant ook de financiële positie aan te tonen middels bewijsstukken.
• Mocht de klant niet mee willen werken maar is het aannemelijk dat hij wel kan betalen, dan is de gang naar de rechter nog een optie. Met een vonnis heeft de deurwaarder mogelijkheden om betaling alsnog af te dwingen.
• Ook faillissementen en schuldhulpverlening trajecten/WSNP trajecten worden doorgaans behandeld door het Bijzonder Beheer Team. Hierbij is het belangrijk dat eventuele zekerheden worden uitgewonnen (in geval van faillissement) en er tijdig wordt gereageerd op verzoeken van de curator, schuldhulplverlener en bewindvoerder. Ook het terugvorderen van de BTW (bij de fiscus) van een niet inbare vordering is een belangrijk onderdeel om niet uit het oog te verliezen.
• De reeds overgedragen vorderingen aan externe incassopartners worden ook beheerd door het Bijzonder Beheer Team. Zij monitoren de voortgang van het incassobureau of de deurwaarder.
• Klanten die nu geen verhaal bieden maar mogelijk wel in de toekomst, worden ook beheerd door dit team. Hierbij dient men te letten op de verjaringstermijnen van de vordering.
